La pandemia nos ha dejado muchos retos y adaptaciones que llegaron para quedarse, la proximidad social al verse restringida comenzaron a reactivar la discusión de técnicas de probanza que permitieran que los actos jurídicos sean válidos sin la solemnidad de firmarse de manera expresa, puesto que si bien la reunión física de los contratantes era imposibilitada, era imposible en un mayor grado el detener la ejecución de contratos y necesitar más elementos de confianza que permitiera el flujo de los negocios con el debido respaldo jurídico.
Es ahí cuando el primer cuestionamiento, venía a darse con la Firma Digitalizada, su validez y la factibilidad de incorporarse en un contrato que sería recabado de manera digital, puesto que si bien era poco práctico imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y asegurarse que sea legible para enviarlo de vuelta, siempre quedaba esa duda real e inminente de saber si esa actividad era válida, incluso, con la llegada de múltiples aplicaciones y facilidades tecnológicas que llegaban a simplificar el proceso de firmado.
A diferencia de una Firma Electrónica Avanzada, que requiere un sistema de firmado que permita validar nuestro usuario y contraseña, a la par de ejecutar tanto el archivo .cer y la llave correspondiente a la misma “.key”, lo cierto es que existe una gran desconfianza y normalmente se sugiere que solo personas de confianza tengan acceso a dicha firma o los convenios de confidencialidad suelen ser muy agresivos por la delicadeza de la posible usurpación de identidad.
Al no ser tan viable implementar programas que ejecuten las Firmas Electrónicas Avanzadas, la sociedad ha optado por digitalizar o escanear sus firmas e imprimirlas en el documento digital, sin embargo esto genera desconfianza sobre qué tan válida pueda ser esta práctica e incrementa la posibilidad de que la firma sea utilizada para otros fines.
Al principio, con perspectiva de gestión de riesgos, nosotros como despacho sugeríamos técnicas de confianza y adoptábamos técnicas tales como poner marcas de agua para demostrar validez o cuidar la reproducción indebida de la firma, incluir la dirección de correo electrónico de envío como una manifestación de contacto oficial en las declaraciones del contrato o bien, realizar algunas actividades previas al firmado de contrato para lograr pasos de autenticación de varios pasos que documentaran que la interacción era real e intencional entre las partes para un fin en específico.
Sin embargo, es importante saber, que la discusión vino a revivir la implementación y la efectividad de la llamada “conservación de mensajes de datos” contenida en la Norma Oficial Mexicana número 151 emitida por la Secretaría de Economía cuya versión más reciente data del 30 de Marzo del 2017 (véase NOM-151-SCFI-2016)
En dicha norma que aplica en Territorio nacional Mexicano, establece técnicas que deben cuidarse para cuidar la validez de la digitalización de documentos en soporte físico, siendo que viene a normalizar la idea de aceptar como prueba a ojos del juzgador con el debido cuidado de preservar la prueba tal y como lo indica la norma.
Si bien nos hemos acostumbrado a la firma expresa o física, lo cierto es que igualmente puede ser cuestionable en su validez a través de un perito en grafoscopía, siendo que por su parte, un perito en informática que conozca la certificación de mensajes de datos podría ser nuestro aliado o enemigo en un proceso de probanza en el juicio.
Si tienes dudas sobre una correcta implementación de procesos de conservación de mensajes de datos para garantizar la validez de la firma aunque esté digitalizada, contáctanos y permanece atento a nuestro blog.
-JGGC-
Validez de la Firma Digitalizada y la NOM 151